:::
دست آوردهاي بکار گيري سيستم ها ي يکپارچه شهرسازي/نوسازي/اصناف در شهرداريها
استاندارد سازي سيستم در مناطق شهرداري
بهينه سازي سيستم و گردش عمليات
ذخيره سازي (بايگاني) و بازيابي اطلاعات
پاسخگويي به ارباب رجوع
مديريت، نظارت و پيگيري
برنامه ريزي و سياست گذاري
گزارشات
اصلاحات مورد نياز
:::
استاندارد سازي سيستم در مناطق شهرداري :
- گردش عمليات :
عمليات صدورِگواهيِ عدم خلاف، پايان کار و يا صدور پروانه ساختمان بر اساس روش هاي مشخص و معينِ پيش بيني شده در سيستم شهرسازي در کليه مناطق يکسان مي باشد.
- مفاهيم بخشنامه ها :
به دليل انعکاس مفاد بخشنامه ها در سيستم، کاربران استنباط مشابهي از مفاهيم بخش نامه هاي صادرشده دارند.
- محاسبه :
محاسبة کلية عوارض بر اساس ضوابطِ مشخصِ پيش بيني شده در سيستم از سرعت و دقت ويژه اي بر خوردار مي باشد.
- مکاتبات يکسان :
انجامِ مکاتبات که بر اساس خروجي هاي سيستم و بر حسب مورد انجام مي پذيرد در موردِ کلية دواير و سازمان هاي داخل و خارج از شهرداري يکسان عمل مي شود.
- طبقه بندي اطلاعات :
اجراي سيستمِ شهرسازي، نوسازي و اصناف و تشکيل فايل هاي مکانيزة اطلاعاتيِ مجزا, موجب طبقه بندي اطلاعات در سطوح مختلف و بايگاني واحد گرديده است.
:::
بهينه سازيِ سيستم گردش عمليات :
- بهبود روشها :
حذف چرخشهاي زائد و مسيرهاي اضافي، موجبِ حرکتِ سريعِ پرونده ها بين قسمتهاي مربوطه و تسريع در انجام عمليات مربوط به هر قسمت شده است.
- حذف عمليات زائد :
حذف عمليات و کنترل هايِ تکراري از قبيل جلو گيري از تعدد بازديد ها، موجب حذفِ دوبارهِ کاري ها و کاهش مراحل انجام کار شده است.
- فرمهاي استاندارد :
فرم هاي ورودي و خروجي مورد نياز، در قالب اقلامِ اطلاعاتيِ معين و به صورت متحدالشکل تنظيم و تدوين شده است.
- عمليات ماشين نويسي :
با استفاده از فرمهاي خروجيِ تهية شده توسط سيستم شهرسازي، نوسازي و اصناف عمليات ماشين نويسي در اين ادارات، کلا
- پيگيري متقاضي :
حرکت سيستماتيکِ پرونده و اعمال نظارت هايِ پيش بيني شده در سيستم از جانبِ سرپرستان، موجب گرديده است تا متقاضي براي حرکت پرونده و حصول نتيجه نيازي به پيگيري نداشته باشد.
- عمليات دبير خانه :
با اجراي سيستمهاي يکپارچه، مسير دبيرخانه در گردشِ عملياتِ معاونتِ شهرسازي و معماري، نوسازي و اصناف حذف شده است.
- مفقود شدن پرونده:
علاوه بر حرکت و پيگيري پرونده توسط سيستم، استفاده از سيستم, موجب جلوگيري از مفقود شدن پرونده ها (يا اوراق انها) و اشتباه در حساب موديان گرديده است.
:::
اصلاح ساختاري و سازماندهي نيروي انساني :
- تفکيک حوزه عمل و مسئوليت قسمتهاي مختلف.:
تدوين وتفکيک وظايف و تشخيص مسئوليتهاي هر قسمت.
جلوگيري از دوباره کاري ها وتفکيک حوزه عمل هر قسمت.
جلوگيري از دوباره کاريها از طريق حذف کنترل هاي(تکراري)عمليات توسط قسمتهاي متعدد در نتيجه تفکيک حوزه مسئوليت قسمتها.
عدم نياز به داشتن تخصص در حوزه وظايف کارشناسي ساير قسمتها، براي شاغلِ در هر قسمت.
سهولتِ جابجايي افراد بين مناطقِ مختلفِ شهرداري بدليل يکسانيِ کامل عمليات.
عدم وابستگي سيستم به افرادِخاص بدليلِ عدم امکانِ کليدي شدنِ فردِ خاصي در سيستم. (نظيرافراد بايگاني و محاسبات عوارض و صدور فيشهاي عوارض)
ايجاد سهولتِ فراوان در جايگزيني افرادِ جديدُ الاستخدام بجاي افراد قديمي.
کاهش قابل ملاحظة نياز به تخصصِ فردي در هر يک از مراحل عمليات.
قسمت تشکيل پرونده قبل از مکانيزاسيون سيستم ها، داراي جايگاه واقعي خود نبوده و بيشترين اشکالات را در حرکت صحيح پرونده ها موجب مي شد و در بسياري از مراحل، پرونده بدليل نقصي که در قسمت تشکيل پرونده بود, به مراحل قبلي برگشت داده مي شد و منجر به تکرار مکرر عمليات و طولاني شدن زمان صدور کواهي ها مي گردد. اطلاعاتِ تکميل شده براي يک پرونده، پايه عمليات در قسمتهاي بعدي است و وجود هر گونه اشکال و خلل در اطلاعات قسمت تشکيل پرونده منجر به بر گشت پرونده و تکرار عمليات خواهد شد.
:::
ذخيره سازي (بايگاني) و نگهداري منطقي اطلاعات :
- طبقه بندي و نگهداري منطقي اطلاعات:
تکراري نبودن اطلاعات مدارک و حذف مدارک اضافي
قرار دادن پرونده هاي جديدِ تشکيل شده به آخر بايگاني بر خلاف سيستم قبلي که در بين پرونده ها قرار مي گرفت.
صحتِ اطلاعاتِ پرونده ها در سيستم مکانيزه، بدليل عدم امکان تغيير، حذف يا افزايش اطلاعات به آنها پس از تائيد مسئولين ذيربط.
جلوگيري از مفقود شدن پرونده ها، فيشها و رسيدها در بايگاني يا مسير صدور.
پاسخگويي به ارباب رجوع :
امکان پاسخگويي تلفني
امکان پاسخگويي از طريق اينترنت و وب کيوسک
افزايش فوق العاده سرعت پاسخگويي
افزايش دقت پاسخگويي
سهولت پاسخگويي بدليل دسترسي به پرونده بر اساس :
شماره پرونده
پلاک ثبتي
کد نوسازي
نام خانوادگي مالک (يا يکي از مالکين)
نشاني ملک
کد پستي
کد پستي
عدم نياز متقاضي به پيگيري پرونده
- ) ايجاد امکانات لازم به منظور بر قراري ارتباط پستي با متقاضي
- امکان ايجاد مرکز پاسخگويي تلفني در سطح شهر و کيوسک هاي اطلاع رساني.
) مديريت, نظارت وپيگيري :
نظارت برچگونگي گردش عمليات (پروندها)
- راهنما وپيگيري, نشان دهنده و ضعيتِ ترافيکِ پروندها در معاونت شهرسازي و معماري است.
- امکان مشاهده پروندها در هر قسمت و هر مرحله توسط سطوح مختلف مديران و مسولين.
- سهولت بررسي چگونگي حرکت يک پرونده درسيستم.
- امکان بازبيني انجام دهنده عمليات در هر مرحله و زمان دقيق انجام اقدامات مربوط.
- امکان بررسي فعاليتِ هر يک از پرسنل و يا قسمتهاي مربوطه در ادارات ذيربط.
- ايجاد سهولت در جابجايي پرسنل بين بخش ها و بين مناطق.
- امکان آموزش سريع وجايگزيني افراد جديدُالاستخدام بجاي پرسنل قديمي.
- امکان بررسي وارزيابيِ کارايي نيروي انسانيِ شاغل در ادارات ذيربط..
- امکان مقايسة کاراييِ نيروي انسانيِ شاغل در بخش هاي مختلف سازمان.
- ايجاد سهولت در اجراي سريع وصحيحِ بسياري از قوانين بخشنامه ها.
7) برنامه ريزي و سياست گذاري :
- ايجاد امکانات براي برنامه ريزي و سياست گذاري در خصوص اطلاعات مدير يت.
- ايجاد امکانِ اعمالِ سياستها و اجراي برنامه هاي زمانبندي شده.
- امکان بررسي نقاطِ قوت وضعف برنامه ها و سياستها با استفاده از اطلاعات سيستم.
-طبقه بندي اطلاعات و امکان برنامه ريزي هاي آتي.
8) گزارشات :
- گزارشات آماري
- آمارپروانه هايِ صادره بر اساس متراژ کاربري ها و طبقاتِ مختلف, تعداد واحدها, پارکينگ ها, کسري آنها و ....
- گزارش مقايسه اي عوارضِ محاسبه شده, اعلام شده و اخذ شده.
- خلافهاي انجام شده به تفکيک نوع خلاف.
- آراء صادره شده به تفکيک.(در طي دوره هاي زماني مشخص به صورت ساده و مرکب)
- گزارش وضيعتِ اجراي آراءِ صادر شده از سوي کميسيون هاي مختلف.
- گزارش وضيعت حساب موديان, فيش هاي صادره وپرداخت شده انواع عوارض.
- چندين گزارش آماري ديگر.
2-8) گزارشات مديريتي
- گزارش عملکرد پرسنل به صورت ساده و مرکب با توجه به اينکه :
1- عمل کننده هر مرحله از پرونده مشخص است.
2- زمانِ اقدام, همزمان با ثبت اطلاعات درج ميشود.
- گزارشات زماني از چگونگي چرخش هر پرونده در طي مراحل مختلف صدورگواهي, توقف پرونده, علل و اشکا لات.
- گزارشگيري از وضيعت پرونده ها در حوزه هاي مختلف به صورت لحظه اي.
-چندين گزارش مديريتي ديگر
9) اصلاحات مورد نياز :
- ضرورتِ ايجادِ تغييراتِ سازماني و ترکيب نيروي انساني در ادارات ذيربط سيستم ها براي استفاده مطلوب از سيستم.
- ضرورتِ افزايشِ کيفيتِ مديريت.
- ضرورت حذف سيستم دستي گذشته به منظور :
-دقت و توجه بيشترِ پرسنل به هنگام کاربا سيستم.
- ايجاد اعتماد به اطلاعات سيستم.
- جلوگيري از دوباره کاريها.
- عدم امکان اعمال سليقه هاي شخصي در حرکت پرونده.
- استفاده از قابليتهاي سيستم توسط مديران به منظور اصلاح عمليات.
-) امکانات مربوط به برگشت پرونده در سيستم که صرفاً در اختيار مديرِذيربط است به منظور کاهش خطا و اشتباه و جلوگيري از سهل انگاري هاي(احتمالي) پرسنل در هنگام کار با سيستم مي باشد.
